وظائف لدى منظمة R.E.A.L: مطلوب مساعدين إداريين (Administrative Assistant)

وظائف شاغرة للعمل لدى منظمة R.E.A.L: مطلوب مساعدين إداريين (Administrative Assistant)

مطلوب مساعدين إداريين (Administrative Assistant)

توجيهات التقديم: لا يتطلب رسالة مع الطلب. يرجى إرسال طلبك إلى البريد الإلكتروني التالي: info@real.org.lb

اسم الشخص المسؤول: ليال خليل

المسؤوليات:

• تنفيذ المهام الإدارية والكتابية مثل المسح الضوئي، الطباعة، والأرشفة.
• إدخال المعلومات التي تأتي عبر الخطوط الأرضية، الرسائل، البريد الإلكتروني، وواتساب إلى نظام CRM.
• متابعة المكالمات الفائتة حتى يتم الرد عليها.
• إعداد وتحرير الرسائل، التقارير، المذكرات، والبريد الإلكتروني.
• تدوين الملاحظات وتعيين التذكيرات للاجتماعات والمهام الهامة.
• الحفاظ على نظافة وتنظيم الوثائق المشتركة والمطبوعة.
• ضمان أن يكون بيئة المكتب نظيفة ومقدمة بشكل جيد ومضيافة.
• توجيه المكالمات الهاتفية الواردة إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• مساعدة جميع الأقسام في مهامهم الكتابية حسب الحاجة.
• مسح وتحديث معلومات الممتلكات على نظام CRM.
• مراجعة الصور قبل تحميلها على Apimo.
• التعامل مع نسخ احتياطية للبيانات النظامية كل شهر.
• التنسيق مع Apimo لدعم PBM (البرمجيات، الموقع، والدعم الفني).
• طباعة التقارير من جهاز البصمات.
• إعداد عروض PowerPoint التقديمية.
• تشخيص وإصلاح مشكلات الأجهزة والبرمجيات.
• تشخيص مشكلات الشبكة (الموجهات/المفاتيح).
• مراقبة وصيانة جميع أجهزة الكمبيوتر في المكتب.

المؤهلات:

• إجادة استخدام MS Office (خاصة MS Excel و MS PowerPoint).
• معرفة بأنظمة CRM وإدخال البيانات.
• معرفة أساسية بتشخيص وإصلاح مشكلات الأجهزة والبرمجيات.
• مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تحديد أولويات العمل.
• اهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على تعدد المهام.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

المؤهلات الخاصة:

• خبرة مثبتة في إدخال البيانات، كموظف إدخال بيانات أو كاتب مكتب.
• خبرة في استخدام أنظمة CRM وبرامج البيانات.
• الإلمام بالمهام الإدارية.
• خبرة في استخدام معدات المكتب مثل الطابعات وأجهزة المسح الضوئي.
• سرعة ودقة في الكتابة.
• معرفة ممتازة بالإملاء والقواعد اللغوية وعلامات الترقيم.
• اهتمام بالتفاصيل.
• مهارات تنظيمية، مع القدرة على التركيز على المهام المعينة.

إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية أو تعديلات، فأخبرني!

Position: Administrative Assistant

Application Instructions: A cover letter is not required. Please submit your application to: info@real.org.lb

Contact Person: Layal Khalil

Responsibilities:

• Perform administrative and clerical tasks such as scanning, printing, and filing documents.
• Input leads received via landline, messages, email, and WhatsApp into the CRM system.
• Follow up on missed calls until they are answered.
• Prepare and edit letters, reports, memos, and emails.
• Take notes and set reminders for meetings and important tasks.
• Maintain and clean shared and hard copy documents.
• Ensure the office environment is clean, presentable, and hospitable.
• Direct incoming phone calls to the appropriate departments or individuals.
• Assist all departments with their clerical tasks as needed.
• Clear and update property information on the CRM.
• Monitor and review photos before uploading them on Apimo.
• Handle system data backup every month.
• Coordinate with Apimo for PBM (software, website, and technical support).
• Print reports from the punching machine.
• Prepare PowerPoint presentations.
• Troubleshoot and fix hardware and software issues.
• Troubleshoot network issues (routers/switches).
• Monitor and maintain all office computers.

Qualifications:

• Proficiency in MS Office (particularly MS Excel and MS PowerPoint).
• Familiarity with CRM systems and data entry.
• Basic knowledge of hardware and software troubleshooting.
• Excellent time management skills and the ability to prioritize work.
• Attention to detail and problem-solving skills.
• Strong organizational skills with the ability to multi-task.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Ability to work independently and as part of a team.

Individual Property:

• Property clearance.
• Ensure all details are available and request signs, pictures, and other availabilities.
• Phone number and email of the contact person, landlord, or brokers.
• Agent name, date entered, and reference number.
• After uploading the pictures, ensure they are placed in the shared folder.
• Archive properties when needed.
• Change the status of the property if it is sold/rented or no longer available.

Lands:

• Location and zoning.
• If documents are available for land, scan and upload them to the system.

Requirements and Skills:

• Proven data entry work experience, as a Data Entry Operator or Office Clerk.
• Experience with CRM systems and data programs.
• Familiarity with administrative duties.
• Experience using office equipment like printers and scanners.
• Typing speed and accuracy.
• Excellent knowledge of correct spelling, grammar, and punctuation.
• Attention to detail.
• Organizational skills with the ability to stay focused on assigned tasks.

Our ideal candidate should possess essential data entry skills, such as fast typing, attention to detail, and familiarity with spreadsheets and online forms. Previous experience as a Data Entry Operator or similar position is considered an advantage.