وظائف شاغرة للعمل لدى منظمة Fair Trade Lebanon: مطلوب مسؤول/ة مشتريات (Procurement Officer)

وظائف شاغرة في لبنان: مطلوب مسؤول/ة مشتريات لدى منظمة Fair Trade Lebanon

قطاع(ات) التدخل: زراعة, تنمية, التدريب وبناء القدرات
آخر مهلة للتقديم: الجمعة، 27 ديسمبر 2024
نوع العقد: دوام كامل
مدة الوظيفة: 12 شهراً
نطاق الراتب: بين 800 و 1200 دولار أمريكي
درجة التعليم: بكالوريوس
تفاصيل درجة التعليم:
متطلبات الخبرة: بين سنتين و 3 سنوات
اللغة العربية: بطلاقة
اللغة الإنجليزية: بطلاقة
اللغة الفرنسية: جيد
الموقع: لبنان

كيفية التقديم:
على المرشحين إرسال سيرهم الذاتية إلى البريد الإلكتروني: [email protected].
سيتم التواصل فقط مع المرشحين الذين سيتم اختيارهم للمقابلة.

الوصف الوظيفي:

مسؤول/ة مشتريات في منظمة Fair Trade Lebanon هو شخص مسؤول عن تنفيذ جميع الأنشطة المتعلقة بالمشتريات وضمان سير العمل وفقاً لأفضل الممارسات والسياسات المعتمدة في المنظمة. يتضمن الدور مسؤوليات عديدة تتعلق بتحديث دليل المشتريات، متابعة إجراءات المشتريات، إنشاء العروض، التفاوض مع الموردين، وإدارة العلاقات معهم.

المسؤوليات والمهام الرئيسية:

• إعداد وتحديث دليل المشتريات:

  • إنشاء وتحديث مستمر لدليل المشتريات وتوثيق الإجراءات والعمليات المتبعة بما يتماشى مع سياسات المنظمة وأفضل الممارسات.
  • التواصل مع الأطراف المعنية لإبلاغهم بأي تغييرات أو تحديثات في العمليات المتبعة.

• إدارة عمليات المشتريات:

  • تنفيذ عمليات المناقصات وفقاً صارم لسياسات وإجراءات المشتريات لضمان الشفافية والامتثال.
  • تطوير خطط شاملة لشراء المعدات والخدمات والإمدادات بما يتماشى مع متطلبات المشروع والميزانية المتاحة.

• إعداد وثائق العطاءات والمناقصة:

  • مراجعة وتحليل والموافقة على شراء المنتجات والخدمات بناءً على الجودة والتكلفة المناسبة.
  • إعداد مستندات العطاءات، مثل الشروط المرجعية (TORs) وعروض الأسعار (RFQs)، وضمان وضوح ودقة المعلومات المقدمة للموردين.

• إدارة العلاقة مع الموردين:

  • بناء وإدارة علاقات إيجابية مع الموردين، بالإضافة إلى التفاوض معهم للحصول على أفضل الشروط والعقود.
  • الحفاظ على قاعدة بيانات الموردين، وتحديث معلوماتهم حول المؤهلات، وأوقات التسليم، ونطاق المنتجات.

• إعداد الميزانيات وتحليل التكاليف:

  • إعداد ميزانيات للمشتريات وإجراء تحليلات للتكاليف لتحديد الآثار المالية للنشاطات المشتراة والكشف عن فرص لتوفير التكاليف.
  • التعاون مع المحاسب الرئيس لضمان الامتثال للسياسات المالية للمنظمة بشأن طرق الدفع.

المخرجات المطلوبة:

• التقارير
• الشروط المرجعية (TORs) وتقارير العطاءات
• العقود
• قاعدة بيانات الموردين
• دليل المشتريات والوثائق

المؤهلات المطلوبة:

• درجة جامعية في إدارة الأعمال أو المحاسبة أو مجال مشابه مفضل.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في نفس المجال.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office وبرامج المشتريات.
• القدرة على أداء مهام متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على جودة التنفيذ.
• مهارات ممتازة في التفاوض وإدارة المخاطر.
• مهارات شخصية واتصالات قوية مع الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وبالسرية المهنية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل شخصية جيدة.
• القدرة على العمل مع تنوع الأشخاص وبناء شبكات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ قرارات مهنية.
• قدرة عالية على التنظيم والبحث وكتابة المحتوى.
• مستوى عالي من التحفيز الذاتي.
• مرونة وقدرة على التكيف في المواقف المعقدة.
• مهارات عالية في التفاوض وإدارة الوقت.
• إجادة اللغات العربية والإنجليزية والفرنسية.

Job Opening in Lebanon: Procurement Officer at Fair Trade Lebanon

Sector(s) of Intervention: Agriculture, Development, Training and Capacity Building
Application Deadline: Friday, December 27, 2024
Contract Type: Full-time
Contract Duration: 12 months
Salary Range: Between $800 and $1200 USD
Education Level: Bachelor's Degree
Experience Required: Between 2 and 3 years
Languages:

• Arabic: Fluent
• English: Fluent
• French: Good
  Location: Lebanon

How to Apply:
Candidates are invited to send their CVs to [email protected].
Only shortlisted candidates will be contacted.

Job Description:

The Procurement Officer at Fair Trade Lebanon is responsible for managing all procurement activities, ensuring they are conducted according to best practices and organizational policies. This role includes responsibilities such as updating procurement manuals, following procurement processes, generating bids, negotiating with suppliers, and managing relationships with them.

Main Responsibilities and Duties:

• Developing and Updating Procurement Manuals:

  • Create and continuously update the procurement manual and document the procedures followed in alignment with organizational policies and best practices.
  • Communicate any changes or updates in the procurement process to the relevant stakeholders.

• Managing Procurement Processes:

  • Execute procurement bidding processes strictly following the organization's policies to ensure transparency and compliance.
  • Develop comprehensive procurement plans for equipment, services, and supplies that align with project requirements and budget constraints.

• Preparing Bidding Documents:

  • Review, analyze, and approve the purchase of products and services based on quality, cost-effectiveness, and suitability.
  • Prepare bidding documents, such as Terms of Reference (TORs) and Request for Quotations (RFQs), ensuring clear and accurate information is provided to suppliers.

• Supplier Relationship Management:

  • Build and manage positive relationships with suppliers, negotiating contracts to obtain favorable terms.
  • Maintain and update a supplier database, including information such as qualifications, delivery timelines, and product ranges.

• Budget Preparation and Cost Analysis:

  • Prepare procurement budgets and conduct cost analyses to determine the financial implications of procurement activities and identify potential savings.
  • Collaborate with the Senior Accountant to ensure financial alignment and compliance with organizational financial procedures.

Required Deliverables:

• Reports
• TOR, Bidding Reports
• Contracts
• Supplier Database
• Procurement Manual and Documents

Qualifications:

• A university degree in Business Management, Accounting, or a related field (preferred).
• A minimum of 5 years of experience in a similar position.
• Proficiency in Microsoft Office and purchasing software.
• Flexibility in performing duties, with an exceptional ability to execute multiple tasks simultaneously.
• Results-oriented with strong negotiation and risk management skills.

Skills:

• Strong interpersonal communication skills.
• Ability to work with diverse individuals and build networks.
• Ability to work independently with professional discretion.
• Excellent writing, editing, grammatical, organizational, and research skills.
• High level of self-motivation and resilience.
• Ability to think critically and act with agility in complex situations.
• Strong negotiation and time management skills.
• Proficiency in English, French, and Arabic.